Informativa sul trattamento dei dati personali dei candidati

SNCF VOYAGES ITALIA S.R.L. (di seguito, per brevità, "Società", "Titolare", o “SVI”), società appartenente al gruppo SNCF Groupe (il “Gruppo”), in qualità di titolare del trattamento desidera informarLa, ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento Europeo 679/2016 relativo alla protezione dei dati personali ("Regolamento" o “GDPR”), che i dati personali da Lei forniti nell’ambito della presentazione e gestione della Sua candidatura, saranno trattati nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti per le finalità e con le modalità di seguito indicate. In alcune circostanze alcuni dati potrebbero essere raccolti anche presso terzi, ove necessario e sempre nel rispetto della normativa applicabile, quali società di recruiting, agenzie interinali, social network professionali.

1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del trattamento è SNCF VOYAGES ITALIA S.R.L. con sede legale in Via Pola 11, 20124 - MILANO (MI), C.F/P.IVA 06699800964 e numero REA 1908688.

Il Responsabile della protezione dei dati – DPO è la società ITNOVEM filiale del Gruppo SNCF (Francia), domiciliato per la carica presso la sede legale del Titolare, contattabile al seguente indirizzo e-mail dpo-svi@itnovem.com (di seguito, il "DPO").

2. Categorie di dati personali raccolti

Nell’ambito della gestione e valutazione della Sua candidatura per l’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione con la Società, potranno essere trattati, direttamente dalla Società e/o per il tramite di soggetti terzi (quali, a titolo esemplificativo, società di selezione del personale, Università, enti di formazione), dati personali che La riguardano.

I dati sono raccolti presso l’interessato (quindi da Lei direttamente forniti) e/o presso terzi, quali società di recruiting, agenzie interinali, social network professionali (in particolare, Linkedin).

La tipologia di dati che potremmo dover trattare può includere, ma non limitarsi a:

1. dati identificativi e di contatto quali, a titolo di esempio, nome, cognome, data di nascita, indirizzo di residenza e domicilio, contatti telefonici, residenza, immagini fotografiche;
    
2. dati relativi all'attività lavorativa quali, a titolo di esempio, incarichi ricoperti, curriculum lavorativo, titoli di studio, competenze, lingue conosciute, percorso formativo, competenze ed esperienze, eventuale visto/permesso di lavoro, nonché le ulteriori informazioni che Lei vorrà fornirci;
    
3. dati connessi all’utilizzo delle infrastrutture tecnologiche messe a disposizione dalla Società, se decide di attivare un account personale sul nostro Sito, potremmo trattare anche le Sue credenziali, l'indirizzo IP o il dominio del computer, nonché le informazioni relative al Suo utilizzo del Sito, mentre è connesso, ad esempio login, durata di utilizzo del Sito, attività svolte sul Sito, ecc.;
    
4. categorie particolari di dati personali, ai sensi dell’art. 9 del GDPR, quali dati relativi al sesso, all’origine razziale o etnica, ovvero alla disabilità, nei limiti consentiti dalla normativa vigente e solo qualora tali informazioni siano da Lei volontariamente fornite. Tali dati sono raccolti esclusivamente per finalità di monitoraggio delle pari opportunità e di non discriminazione;
    
5. ulteriori dati che potrebbero essere acquisiti nel corso del processo di selezione, ad esempio potrebbero essere acquisiti ulteriori dati nell’ambito di colloqui e/o test (es. tecnici, di lingua) e Le potranno essere richieste registrazioni audio e/o video per verificare il livello di conoscenza di una determinata lingua straniera (ad es. inglese), oppure di preregistrare un’intervista.

In ogni caso, La invitiamo a non inserire nel Suo curriculum vitae, né a comunicare alla Società nel corso di colloqui, test o mediante la trasmissione di contenuti audio e/o video, dati personali appartenenti a categorie particolari o informazioni dalle quali tali dati possano essere desunti (quali, a titolo esemplificativo, dati relativi allo stato di salute, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o alla vita sessuale), salvo che ciò sia strettamente necessario ai fini dell’adempimento di obblighi di legge o per le specifiche finalità di selezione e valutazione della candidatura (ad esempio, informazioni relative all’appartenenza a categorie protette o dati richiesti dalla normativa in materia di immigrazione).

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sopra indicati sono trattati per le seguenti finalità e sulla base delle seguenti condizioni di liceità:

4. Categorie particolari di dati personali

Il trattamento di tali dati avrà per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, compiti o finalità connesse alla gestione del processo di selezione e che non possano essere adempiuti o realizzati mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

In particolare, i Suoi dati relativi alla salute e altre particolari categorie di dati saranno trattati esclusivamente per le seguenti finalità e sulla base delle seguenti condizioni di liceità:

1. per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché per assolvere agli obblighi di finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali;
    
2. per tali finalità non occorre il consenso poiché il trattamento è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e per adempiere agli obblighi previsti dalla legge (art. 6.1, lett. b e c del Regolamento). In tali casi il trattamento è fondato sulle condizioni di liceità di cui all'art. 9.2, lett. b, e h, rispettivamente connesse alla necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale e a finalità di medicina preventiva e del lavoro.

5. Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati dalla Società con sistemi informatici e cartacei secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti mediante l'adozione d'idonee misure tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Nella propria qualità di Titolare del trattamento, la Società procede a salvare i dati in apposito server ubicato in Europa e ad effettuare tutte le altre operazioni di trattamento attraverso il personale all’uopo preposto, ovvero attraverso eventuali incaricati esterni in occasione di operazioni di manutenzione. Il database è accessibile soltanto da parte dei soggetti abilitati mediante modalità che ne garantiscono la protezione e la riservatezza, grazie all’adozione di misure di sicurezza predisposte per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. I dati non saranno trasferiti al di fuori della UE.

6. Conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati negli archivi informatici del Titolare e protetti da idonee misure di sicurezza, per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 3, e successivamente verranno cancellati.

In particolare, i dati raccolti nell’ambito del processo di selezione e valutazione delle candidature saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività di selezione e, in ogni caso, saranno cancellati non appena risulti evidente che non seguirà un ulteriore contatto da parte della Società per l’avvio o la prosecuzione dell’iter di selezione.

Fermo quanto sopra, il periodo massimo di conservazione dei dati personali relativi alle candidature che non abbiano dato luogo a una proposta di lavoro e alla successiva accettazione da parte del candidato, è stabilito in 6 mesi dalla loro raccolta, fatti salvi eventuali periodi di conservazione più lunghi necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.

In nessun caso la durata della conservazione eccede il tempo strettamente necessario all’espletamento delle operazioni di trattamento previste ed in ogni caso sarà conforme a quanto previsto dalla legge applicabile e prevalente rispetto alla singola finalità del trattamento stesso. Una volta scaduti i termini di tali periodi, tutti i dati saranno cancellati o anonimizzati, a esclusione dei dati che per legge vanno conservati più a lungo.

7. Comunicazione dei dati personali

I Suoi dati non saranno oggetto di diffusione ma, per le finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi del Regolamento, potranno essere comunicati a: il DPO, altri dipendenti della Società, i suoi collaboratori, consulenti e professionisti, fornitori, incaricati dello svolgimento di alcune specifiche operazioni di trattamento ed in casi specifici nominati responsabili esterni del trattamento. A titolo esemplificativo potremmo comunicare i Suoi dati a:

• dipendenti autorizzati per fini specifici;
• altre società del gruppo SNCF;
• società specializzate in attività di selezione del personale per conto di SVI o del gruppo SNCF, appositamente nominati quali responsabili esterni del trattamento;
• enti di formazione o università che, nell’ambito di attività di selezione, collaborano con il Titolare;
• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del GDPR, quali a titolo esemplificativo: persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza alla Società in materia contabile, amministrativa, legale, giuslavoristica, tributaria, finanziaria e di recupero crediti, nonché fornitori di servizi IT e di gestione del Sito della Società;
• qualsiasi individuo o organizzazione esterni a cui un incaricato interno sia tenuto per legge a fornire dati personali in applicazione delle normative e dei regolamenti vigenti.

In relazione alla gestione dei curricula vitae e delle candidature, tale attività viene svolta tramite la piattaforma SAP SuccessFactors, fornita dalla società Derga Consulting S.p.A. con sede legale in Bolzano (BZ) – 39100 in Via G. Brida 4 - P.IVA 00759940216; appositamente designata quale responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Nell'adempimento di obblighi di legge o su Sua richiesta, i dati potrebbero essere comunicati a enti pubblici, pubblica autorità, fondi o casse di previdenza, istituti di credito, suoi familiari o affini, ove strettamente necessario alla Sua salvaguardia.

I Suoi dati potrebbero essere divulgati per scopi di legge al fine di collaborare con le forze dell’ordine e per altri scopi legali. La condivisione dei dati, in particolare, potrebbe avvenire in riferimento ad un procedimento legale, una richiesta di risarcimento, nel caso di indagini, ordinanze e ingiunzioni, per l’esercizio di diritti, per ragioni di sicurezza o simili.

Concordemente a quanto consentito dalla legge, la Società potrà condividere (o ricevere) i Suoi dati in caso di acquisizione, fusione, cessione, procedimenti di riorganizzazione, procedure concorsuali, incluse eventuali procedure fallimentari, o altri eventi simili che coinvolgano SVI. La Società adotterà le misure necessarie affinché i dati siano gestiti e trattati in conformità con la presente Informativa e con il GDPR.

Al fine di conoscere l’elenco completo dei responsabili esterni, La preghiamo di rivolgersi al DPO.

8. Diritti dell'interessato

L'interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR, mediante richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento. A tale richiesta sarà fornito idoneo riscontro senza ritardo.

In particolare, Lei ha diritto di:

• ricevere conferma dell'esistenza dei suoi dati personali e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i suoi dati personali (diritto di rettifica);
• chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);
• opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (diritto di opposizione);
• revocare il consenso, ove prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all'Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
• ricevere copia dei dati in formato elettronico che lo riguardano resi nel contesto del contratto di lavoro (es. dati relativi agli stipendi, servizi di mobilità interni) e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

Per informazioni e chiarimenti circa il trattamento, Lei potrà rivolgersi al DPO, indicato al precedente punto 1.

9. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Il Sito è ospitato direttamente da SNCF Voyages Italia S.r.l.

In linea di principio, i dati personali raccolti e trattati tramite il Sito sono ospitati e trattati esclusivamente all’interno dell’Unione europea, in particolare in Italia e/o in Francia, e non sono pertanto oggetto di trasferimento verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per il perseguimento delle finalità indicate al precedente paragrafo 3, si rendesse necessario trasferire i dati personali a società o altri destinatari stabiliti al di fuori del SEE, tale trasferimento avverrà nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR. In particolare, il Titolare garantirà che il trasferimento sia fondato su una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 GDPR ovvero, in mancanza, sull’adozione di adeguate garanzie ai sensi dell’art. 46 GDPR, quali, a titolo esemplificativo, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea, nonché sull’adozione di eventuali misure supplementari ritenute necessarie.

10. Domande e chiarimenti

Può indirizzare qualsiasi domanda o richiesta di chiarimento sulle nostre procedure in materia di privacy ai contatti sottostanti. Ha anche il diritto di rivolgerti al Garante della Privacy italiano, per presentare un’istanza, laddove ritenga che i Suoi diritti in materia di privacy siano stati violati. A tal fine potrà accedere al seguente link ed avere tutte le informazioni necessarie: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524

11. Contatti

È pregato di indirizzare eventuali domande o richieste in materia di Privacy Policy al Data Protection Officer (DPO).

12. Regime di responsabilità per siti e/o funzionalità di terzi

Attraverso il Sito della Società è possibile che siano forniti collegamenti a, o funzionalità di siti di terzi (ad esempio social network) che non sono di proprietà della Società o rientranti sotto il suo controllo. Se l’utente decide di cliccare su tali collegamenti o di usufruire delle sopramenzionate funzionalità, è consapevole che la Società non sarà responsabile per i contenuti o le caratteristiche di siti, applicazioni o funzionalità di terzi.

13. Modifiche

La Società si riserva il diritto di modificare parzialmente o integralmente la presente Informativa sulla Privacy o semplicemente di aggiornarne il contenuto, ad es. in seguito a modifiche della legge applicabile. Le eventuali modifiche saranno rese note sul sito web attraverso la pubblicazione dell’informativa sulla protezione dei dati modificata. Ove non diversamente stabilito, tali modifiche avranno effetto immediato.